Was sich geändert hat
Das Wachstumschancengesetz vom 27. März 2024 hat § 14 UStG für alle Umsätze ab dem 1. Januar 2025 neu gefasst. Eine E-Rechnung ist seitdem nur noch eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, die elektronisch ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und sich maschinell weiterverarbeiten lässt. Ein PDF per E-Mail ist keine E-Rechnung mehr, sondern eine sogenannte sonstige Rechnung, genau wie Papier.
Die Pflicht betrifft Rechnungen zwischen Unternehmern, die beide im Inland ansässig sind (§ 14 Abs. 2 UStG). Rechnungen an Privatkunden, an Kunden im Ausland und über bestimmte steuerfreie Umsätze sind nicht erfasst. Wie die Finanzverwaltung das Gesetz auslegt, steht in drei Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 15. Oktober 2024, 15. Oktober 2025 und 15. Oktober 2026. Das jüngste ist erst wenige Wochen alt und klärt vor allem Praxisfragen.
Empfang: seit 2025 Pflicht für jeden Betrieb
Jedes inländische Unternehmen muss seit dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen empfangen können, ohne Übergangsfrist. Das gilt auch für Kleinunternehmer, Freiberufler und Vermieter. Ein E-Mail-Postfach genügt, ein eigenes Postfach nur für E-Rechnungen ist nicht nötig. Wer eine E-Rechnung nicht annehmen kann oder will, hat keinen Anspruch auf eine Papierrechnung.
Die eigentliche Umstellung liegt in der Verarbeitung. Eine XRechnung ist eine XML-Datei, die Sie ohne passendes Programm nicht sinnvoll lesen können. Beim hybriden Format ZUGFeRD sehen Sie zwar ein PDF, maßgeblich sind aber die strukturierten Daten darin. Weichen PDF und Daten voneinander ab, gelten die Daten. Wer nur auf das PDF schaut, prüft im Zweifel das falsche Dokument.
Versand: die Fristen bis 2028
Für das Ausstellen gelten Übergangsregeln nach § 27 Abs. 38 UStG. Entscheidend sind der Zeitpunkt der Leistung und der Zeitpunkt, bis zu dem die Rechnung übermittelt wird:
Achten Sie auf den Jahreswechsel: Eine Leistung aus Dezember 2026, die Sie erst im Januar 2027 abrechnen, fällt nach dem Wortlaut des Gesetzes nicht mehr unter die erste Übergangsregel und auch nicht unter die 800.000-Euro-Regel, die nur für Leistungen aus 2027 gilt. Rechnen Sie solche Leistungen im Zweifel noch 2026 ab oder gleich als E-Rechnung. Die 800.000 Euro sind übrigens keine Kleinunternehmergrenze, sondern betreffen jeden Betrieb unterhalb dieses Gesamtumsatzes. Laut dem BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2026 ist eine sonstige Rechnung statt einer Pflicht-E-Rechnung keine Ordnungswidrigkeit. Folgenlos ist sie trotzdem nicht: Nach Auffassung des BMF ist sie dann keine ordnungsmäßige Rechnung, der Vorsteuerabzug Ihres Kunden ist gefährdet, und er hat zivilrechtlich Anspruch auf eine E-Rechnung.
- Leistungen aus 2025 und 2026: Papier oder, mit Zustimmung des Empfängers, PDF, wenn die Rechnung bis 31. Dezember 2026 übermittelt wird.
- Leistungen aus 2027: Papier oder PDF nur noch, wenn Ihr Gesamtumsatz 2026 höchstens 800.000 Euro betrug und die Rechnung bis 31. Dezember 2027 übermittelt wird. Bestehende EDI-Verfahren dürfen bis Ende 2027 weiterlaufen.
- Leistungen ab 1. Januar 2028: Zwischen inländischen Unternehmern ist die E-Rechnung für alle Pflicht.
Zulässige Formate und Ausnahmen
Eine E-Rechnung muss der europäischen Norm EN 16931 entsprechen. In Deutschland sind das vor allem XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1. Die ZUGFeRD-Profile MINIMUM und BASIC-WL reichen nicht, weil sie nicht alle Pflichtangaben enthalten. Andere Formate, etwa per EDI, sind möglich, wenn beide Seiten sie vereinbaren und sich die Angaben verlustfrei in ein normgerechtes Format übertragen lassen.
Alle Pflichtangaben gehören in den strukturierten Teil, auch die Leistungsbeschreibung mit Art und Umfang der Leistung. Ergänzende Unterlagen wie Stundennachweise dürfen als eingebetteter Anhang mitkommen. Ein Link auf ein externes Dokument genügt nicht. Ohne E-Rechnung auskommen dürfen dauerhaft:
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto (§ 33 UStDV)
- Fahrausweise (§ 34 UStDV)
- Rechnungen von Kleinunternehmern (§ 34a UStDV), die E-Rechnungen aber empfangen können müssen
Archivieren: Die XML-Datei ist das Original
Rechnungen sind nach § 14b UStG acht Jahre aufzubewahren, grundsätzlich im empfangenen Format. Bei einer E-Rechnung muss mindestens der strukturierte Teil unverändert in seiner ursprünglichen Form vorliegen und maschinell auswertbar bleiben. Ein Ausdruck oder ein daraus erzeugtes PDF ersetzt die XML-Datei nicht.
Für die Umsatzsteuer ist es laut BMF allein noch kein Verstoß, wenn E-Rechnungen außerhalb eines GoBD-konformen Systems liegen. Für die übrigen Aufbewahrungspflichten verweist das BMF aber auf die GoBD. In der Praxis heißt das: Legen Sie E-Rechnungen in einem Archiv oder einer Buchhaltungssoftware ab, die die Originaldatei unverändert speichert und wiederfindet.
Was danach kommt: Meldesystem und ViDA
Die E-Rechnung ist der erste Schritt. Die EU hat mit der Richtlinie (EU) 2025/516, genannt ViDA, beschlossen, dass ab dem 1. Juli 2030 digitale Meldepflichten für Umsätze zwischen Unternehmen in verschiedenen EU-Staaten gelten. Rechnungsdaten gehen dann zeitnah an die Finanzverwaltung. Deutschland plant zusätzlich ein eigenes Meldesystem für Rechnungsdaten. Ein Gesetz dazu gibt es noch nicht, das BMF kündigt die nötigen Änderungen nur allgemein an.
Für Ihre Planung heißt das: Wer seine Rechnungen jetzt sauber strukturiert erzeugt und verarbeitet, muss für ein späteres Meldesystem voraussichtlich weniger umbauen.
Wo sich Automatisierung lohnt
Der größte Gewinn liegt im Eingang. Bei einer echten E-Rechnung stehen Lieferant, Rechnungsnummer, Positionen, Steuersätze, Beträge und Bankverbindung bereits als Datenfelder in der Datei. Niemand muss sie abtippen, und auch Texterkennung oder KI zum Auslesen sind dafür nicht mehr nötig. KI bleibt dort sinnvoll, wo weiterhin Papier oder PDF ankommt: in der Übergangszeit, bei Kleinbeträgen und bei Lieferanten aus dem Ausland.
Ein automatisierter Ablauf prüft die Datei technisch, gleicht sie mit Bestellung und Wareneingang ab und legt nur Abweichungen einem Menschen vor. Das BMF erlaubt ausdrücklich, sich auf eine geeignete Prüfsoftware für Format und Regeln zu verlassen. Die inhaltliche Prüfung, ob die Leistung so erbracht wurde und die Rechnung stimmt, ersetzt sie aber nicht.
Wir binden dafür Postfach, Warenwirtschaft und Buchhaltung so aneinander, dass E-Rechnungen erkannt, geprüft, mit der Bestellung abgeglichen und mit Kontierungsvorschlag an DATEV oder Lexware übergeben werden, die Originaldatei inklusive. Für den Ausgang prüfen wir, ob Ihre Software XRechnung oder ZUGFeRD erzeugen kann, und schließen Lücken. Steuerliche Fragen im Einzelfall klärt Ihre Steuerberatung, wir setzen die Technik um.
- Postfach überwachen und Anhänge erkennen: XRechnung, ZUGFeRD oder PDF
- E-Rechnung prüfen und den Prüfbericht aufbewahren
- Abgleich mit Bestellung und Wareneingang nach Menge und Preis
- Kontierungsvorschlag und Übergabe an die Buchhaltung
- Originaldatei unverändert archivieren