Wissen

KI, Recht und Digitalisierung im Betrieb

Was gilt, was Sie tun müssen und worauf wir beim Bauen achten. Verständlich erklärt, mit Stand und Quellen.

Mit KI-Unterstützung recherchiert und geschrieben, Quellen sind verlinkt.

Stand: 8. November 2026
EU AI Act: Was für Ihr Unternehmen gilt
Die KI-Verordnung der EU wird seit 2025 Schritt für Schritt wirksam. Im Juli 2026 hat die EU mit dem sogenannten KI-Omnibus einige Fristen verschoben. Hier steht in einfachen Worten, was heute gilt und was das für einen Betrieb bedeutet, der KI einsetzt.
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Stand: 8. November 2026
ChatGPT DSGVO-konform nutzen: Was mit Kundendaten erlaubt ist
Kundendaten, Mails oder Personalthemen in ChatGPT zu geben ist nicht grundsätzlich verboten, aber nur mit dem passenden Vertrag, einer Rechtsgrundlage und klaren Regeln für Ihr Team zulässig. Der wichtigste Unterschied liegt zwischen privaten Konten und Geschäftsverträgen. Hier steht, was die Datenschutzaufsicht erwartet und was Sie im Betrieb konkret tun sollten.
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Stand: 8. November 2026
E-Rechnung Pflicht 2027: Wer betroffen ist und was 2028 kommt
Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können, dafür reicht ein E-Mail-Postfach. Beim Versand enden die Übergangsfristen: Für Leistungen ab 2027 brauchen Betriebe mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz die E-Rechnung, ab 2028 alle. Weil die Rechnungsdaten dann strukturiert ankommen, lässt sich der Rechnungseingang deutlich einfacher automatisieren als bisher.
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Stand: 8. November 2026
KI-Kennzeichnungspflicht: Wann Sie Bilder und Videos kennzeichnen
Seit dem 2. August 2026 müssen Unternehmen KI-Bilder, KI-Videos und KI-Ton kennzeichnen, wenn sie echt wirken und echten oder realistisch denkbaren Menschen, Dingen, Orten oder Ereignissen ähneln. Der Hinweis muss gut sichtbar sein, spätestens wenn jemand den Inhalt zum ersten Mal sieht oder hört. Gezeichnete Illustrationen und erkennbar gestaltete Animationen sind in der Regel nicht betroffen.
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Stand: 8. November 2026
KI-Schulung Pflicht? Was Art. 4 AI Act von Betrieben verlangt
Jeder Betrieb, in dem Mitarbeitende mit KI arbeiten, muss nach Art. 4 AI Act Maßnahmen für deren KI-Kompetenz ergreifen. Seit dem KI-Omnibus ist kein bestimmtes Niveau mehr vorgeschrieben, und ein Bußgeld speziell für Art. 4 gibt es in Deutschland nicht. Eine kurze Bestandsaufnahme, klare Regeln für die Nutzung und eine dokumentierte Einweisung je Rolle dürften in den meisten Betrieben ausreichen.
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Stand: 8. November 2026
KI-Richtlinie für Unternehmen: Muster für kleine Betriebe
Eine KI-Richtlinie legt fest, welche KI-Werkzeuge im Betrieb erlaubt sind, was nie eingegeben wird und wer Fragen beantwortet. Sie ist eine naheliegende Maßnahme nach Art. 4 AI Act, hilft beim Datenschutz und schützt Geschäftsgeheimnisse. Unten finden Sie ein kurzes Muster für Betriebe mit 5 bis 50 Beschäftigten, das Sie anpassen und als Word-Datei herunterladen können.
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Stand: 8. November 2026
KI-Förderung NRW 2026: Was offen ist und was nicht
Für KI-Projekte im Mittelstand gibt es in NRW Zuschüsse, Kredite und Beratungsförderung, aber viele Töpfe sind im Herbst 2026 ausgeschöpft. Das neue Zuschussprogramm NRW.BANK.Impuls KI nimmt derzeit keine Anträge an, ebenso mehrere Teile von Mittelstand Innovativ & Digital und das ZIM des Bundes. Offen sind unter anderem ein Förderkredit der NRW.BANK, die BAFA-Beratungsförderung, die Forschungszulage und Hilfen für die Weiterbildung.
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Stand: 8. November 2026
KI-Telefonassistent für Betriebe: Kosten, DSGVO und Pflichten
Ein KI-Telefonassistent nimmt Anrufe an, wenn niemand im Büro ist. Die Einstiegstarife vieler Anbieter liegen unter 100 Euro netto im Monat. Seit dem 2. August 2026 muss er jedem Anrufer gleich zu Beginn sagen, dass eine KI spricht. Dazu kommen Datenschutz und, sobald Gespräche gespeichert werden, das Strafrecht.
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Stand: 8. November 2026
DSGVO-konforme KI-Tools: Welche Anbieter Betriebe nutzen können
Ein KI-Tool ist nicht von sich aus DSGVO-konform. Ob Sie es zulässig einsetzen, hängt am Vertrag, am Ort der Verarbeitung, an den Einstellungen und an Ihrem eigenen Zweck. Für Betriebe gibt es drei Wege: Anbieter aus der EU, US-Anbieter mit Datenhaltung in Europa oder offene Modelle auf einem eigenen oder deutschen Server.
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Stand: 8. November 2026
KI-Belegerfassung: Rechnungen und Bestellungen automatisch auslesen
Sprachmodelle mit Bildverständnis lesen Rechnungen, Lieferscheine und Bestellungen auch ohne Vorlage je Lieferant und übertragen sie in feste Datenfelder. Verlässlich wird das erst mit festen Prüfregeln dahinter und einem Menschen für die Zweifelsfälle. Hier steht, wie der Ablauf aussieht, wo die Fehler liegen und was GoBD, Datenschutz und AI Act dazu sagen.
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Stand: 8. November 2026
NIS2 Betroffenheit prüfen: Gilt das Gesetz für meinen Betrieb?
NIS2 gilt in Deutschland seit dem 6. Dezember 2025. Betroffen ist ein Betrieb, wenn er in einer der im Gesetz genannten Branchen arbeitet und mindestens 50 Beschäftigte hat oder mehr als 10 Mio. Euro Umsatz und Bilanzsumme. Ob das zutrifft, müssen Sie selbst prüfen, das BSI teilt es Ihnen nicht mit.
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Stand: 8. November 2026
KI im Personalbereich: Hochrisiko, Datenschutz und Betriebsrat
Wer KI nutzt, um Bewerbungen zu sichten, Aufgaben nach Leistung zu verteilen oder Mitarbeitende zu bewerten, betreibt nach dem EU AI Act in aller Regel ein Hochrisiko-System, auch wenn am Ende ein Mensch entscheidet. Die Pflichten dafür gelten ab dem 2. Dezember 2027, Datenschutz und Mitbestimmung des Betriebsrats aber schon heute. Einsatzplanung nach Ort und freier Zeit oder das Sortieren von Dokumenten fallen in aller Regel nicht darunter.
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