KI-Schulung Pflicht? Was Art. 4 AI Act von Betrieben verlangt

Was Art. 4 verlangt: alte und neue Fassung

Art. 4 der KI-Verordnung (EU) 2024/1689 gilt seit dem 2. Februar 2025. In der ursprünglichen Fassung mussten Anbieter und Betreiber von KI-Systemen nach besten Kräften sicherstellen, dass ihr Personal über ein ausreichendes Maß an KI-Kompetenz verfügt. Was ausreichend ist, blieb offen. Das hat viele Betriebe verunsichert.

Der KI-Omnibus, Verordnung (EU) 2026/1744, ist am 24. Juli 2026 im Amtsblatt erschienen und seit dem 27. Juli 2026 in Kraft. Er hat Art. 4 neu gefasst: Anbieter und Betreiber ergreifen Maßnahmen, um die Entwicklung der KI-Kompetenz ihres Personals und anderer Personen zu unterstützen, die in ihrem Auftrag mit KI-Systemen arbeiten. Dabei zählen Vorkenntnisse, Erfahrung, Ausbildung, der Einsatzzweck und die Menschen, bei denen die KI eingesetzt wird. Ein bestimmtes Kompetenzniveau einzelner Personen müssen Sie ausdrücklich nicht garantieren.

Die Pflicht ist also schwächer formuliert, aber nicht abgeschafft. Neu ist, dass die EU-Kommission und die Mitgliedstaaten die Betriebe unterstützen sollen, besonders kleine und mittlere Unternehmen. Die Kommission soll dazu praktische Beispiele veröffentlichen.

Für wen die Pflicht gilt

Art. 4 gilt für Anbieter und Betreiber. Betreiber ist jedes Unternehmen, das ein KI-System im eigenen Betrieb nutzt, unabhängig von Branche und Größe. Die EU-Kommission nennt in ihren Fragen und Antworten zur KI-Kompetenz ausdrücklich das Beispiel eines Betriebs, dessen Mitarbeitende ChatGPT für Werbetexte oder Übersetzungen nutzen. Auch der fällt unter Art. 4. Die Mitarbeitenden sollen dann zum Beispiel wissen, dass solche Werkzeuge Fakten erfinden können.

Gemeint sind nicht nur Angestellte. Erfasst sind auch Personen, die in Ihrem Auftrag mit KI arbeiten, etwa freie Mitarbeitende oder Dienstleister. Für einen typischen Mittelständler heißt das: Sobald jemand im Betrieb einen Chatbot, eine Übersetzungs-KI, einen Transkriptionsdienst oder eine KI-Funktion in einer Software nutzt, gilt die Pflicht.

Kein Mindestmaß, kein Zertifikat, aber ein Nachweis hilft

Die Verordnung schreibt weder eine Schulungsform noch eine Mindestdauer, einen Test oder ein Zertifikat vor. Das bestätigen die EU-Kommission und die Bundesnetzagentur. Eine Einweisung kann intern stattfinden, durch eine Führungskraft, einen erfahrenen Kollegen oder einen externen Anbieter. Wichtig ist, dass sie zu den Werkzeugen und Aufgaben im Betrieb passt.

Einen schriftlichen Nachweis verlangt das Gesetz nicht. Die EU-Kommission schreibt aber, dass Betriebe intern festhalten können, welche Schulungen und Anleitungen es gab. Die Bundesnetzagentur empfiehlt, Art, Umfang, Zeitraum und Teilnehmende zu dokumentieren. Wir raten dazu: Fragt die Aufsicht nach oder passiert ein Fehler mit KI, können Sie so zeigen, was Sie getan haben. Eine einfache Liste mit Datum, Thema und Unterschrift genügt dafür.

Aufsicht und Bußgeld

In Deutschland ist nach dem KI-Marktüberwachungs- und Innovationsförderungsgesetz (KI-MIG) grundsätzlich die Bundesnetzagentur zuständig. Nach der EU-Kommission gelten die Regeln zur Aufsicht und Durchsetzung seit dem 2. August 2026.

Eine eigene Bußgeldnorm für Art. 4 gibt es derzeit nicht. Art. 99 Abs. 3 bis 5 der KI-Verordnung bebußt Verbote, Transparenzpflichten und weitere Pflichten, nennt Art. 4 aber nicht. Auch § 15 KI-MIG, die deutsche Bußgeldvorschrift, erfasst Art. 4 nicht. Folgenlos ist die Pflicht trotzdem nicht. Die Bundesnetzagentur kann nachfragen, was Sie getan haben. Und wenn mit KI etwas schiefgeht, etwa falsche Angaben in einem Angebot oder Kundendaten in einem fremden Werkzeug, spricht eine fehlende Einweisung gegen Sie, gegenüber Kunden, Geschäftspartnern und bei anderen Pflichtverstößen.

Bestandsaufnahme und KI-Nutzungsrichtlinie

Der erste Schritt ist eine ehrliche Liste: Welche KI-Werkzeuge werden genutzt, von wem, wofür und mit welchen Daten? Fragen Sie auch nach privaten Konten, denn oft nutzen Mitarbeitende ChatGPT oder ähnliche Dienste auf eigene Faust. Diese Liste zeigt, wer welche Einweisung braucht und wo Risiken liegen.

Daraus entsteht eine KI-Nutzungsrichtlinie. Sie muss nicht lang sein, zwei Seiten reichen oft. Sie hilft nicht nur beim AI Act. Wer festlegt, was nie in fremde Werkzeuge eingegeben wird, schützt auch Geschäftsgeheimnisse, denn die sind nach § 2 Nr. 1 GeschGehG nur geschützt, wenn Sie angemessene Geheimhaltungsmaßnahmen treffen. Diese Punkte gehören hinein:

• Erlaubte Werkzeuge: welche Dienste mit welchem Konto genutzt werden dürfen, am besten Firmenkonten mit Vertrag zur Auftragsverarbeitung und ohne Training mit Ihren Daten.
• Was nie eingegeben wird: personenbezogene Daten von Kunden und Mitarbeitenden, sofern das Werkzeug dafür nicht freigegeben ist, Passwörter, Preise und Kalkulationen, Verträge, Konstruktionsdaten und andere Geschäftsgeheimnisse.
• Ergebnisse prüfen: KI-Ergebnisse sind Entwürfe. Zahlen, Namen, Fristen und Rechtsaussagen prüft ein Mensch, bevor sie den Betrieb verlassen.
• Kennzeichnung: echt wirkende KI-Bilder, KI-Videos und KI-Stimmen werden gekennzeichnet, bevor sie veröffentlicht werden. Chatbots für Kunden sagen, dass sie KI sind (Art. 50 AI Act).
• Ansprechpartner: wer neue Werkzeuge freigibt und an wen man sich wendet, wenn etwas schiefgeht.

Einweisung je Rolle und Auffrischung

Nicht alle brauchen dasselbe. Die Bundesnetzagentur empfiehlt ein Vorgehen in drei Schritten: Bedarf ermitteln, Maßnahmen passend zu Rolle und Vorwissen gestalten, dokumentieren und regelmäßig auffrischen. Im Mittelstand lässt sich das gut nach Rollen ordnen:

Auffrischen sollten Sie, wenn ein neues Werkzeug dazukommt, wenn sich die Richtlinie ändert und sonst etwa einmal im Jahr. Neue Mitarbeitende bekommen die Einweisung beim Einstieg. Bei Lösungen, die wir einführen, weisen wir die Nutzer bei der Einführung ein und geben Ihnen dazu einen Nachweis mit Datum, Inhalt und Teilnehmenden. Die übrigen KI-Werkzeuge im Betrieb deckt das nicht ab.

• Alle Mitarbeitenden: Was KI kann und wo sie Fehler macht, die Regeln der Richtlinie, Beispiele aus dem eigenen Alltag. Eine Stunde reicht oft.
• Wer regelmäßig mit KI arbeitet: das konkrete Werkzeug, gute und schlechte Eingaben, typische Fehler, wie man Ergebnisse prüft.
• Führungskräfte und Freigebende: Risiken, Datenschutz, Kennzeichnung, wann ein Mensch entscheiden muss und wann ein Einsatz heikel wird, etwa bei Bewerbungen oder Leistungsbewertung.

Betriebsrat rechtzeitig einbinden

Gibt es einen Betriebsrat, muss er über den geplanten Einsatz von Künstlicher Intelligenz in Arbeitsverfahren und Arbeitsabläufen rechtzeitig und mit den nötigen Unterlagen unterrichtet werden (§ 90 Abs. 1 Nr. 3 BetrVG). Der Arbeitgeber berät mit ihm die Folgen für die Beschäftigten so früh, dass Vorschläge noch berücksichtigt werden können.

Mitbestimmen darf der Betriebsrat nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG, wenn eine technische Einrichtung dazu bestimmt ist, Verhalten oder Leistung der Beschäftigten zu überwachen. Nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts genügt schon, dass die Technik objektiv dazu geeignet ist. Viele KI-Werkzeuge speichern, wer was eingegeben hat, und können darunter fallen. Eine Betriebsvereinbarung, die Richtlinie, Werkzeuge und Auswertungen regelt, schafft dann Klarheit für beide Seiten.