KI-Belegerfassung: Rechnungen und Bestellungen automatisch auslesen

Was KI-Belegerfassung von klassischer Texterkennung unterscheidet

Klassische Texterkennung (OCR) macht aus einem Bild Text. Damit daraus Felder wie Rechnungsnummer oder Bruttobetrag werden, braucht es Vorlagen oder Regeln, die festlegen, wo auf dem Beleg was steht. Ändert ein Lieferant sein Layout oder kommt ein neuer hinzu, muss jemand nachbessern. Bei wenigen Lieferanten mit gleichbleibenden Belegen funktioniert das gut.

Sprachmodelle mit Bildverständnis gehen anders vor. Sie erfassen den Beleg als Ganzes und erkennen aus dem Zusammenhang, was Lieferdatum, Nettobetrag oder Bestellnummer ist, auch bei einem Layout, das sie vorher nie gesehen haben. Man gibt eine feste Liste von Feldern vor, das Modell liefert sie als Datensatz zurück. Das klappt auch bei Scans, Handyfotos, Tabellen über mehrere Seiten und Bestellungen, die als Fließtext in einer Mail stehen. Der Haken: Das Ergebnis ist nicht garantiert richtig.

Der typische Ablauf

Eine KI-Belegerfassung ist kein einzelnes Programm, sondern eine Kette von Schritten. Die KI übernimmt darin das Lesen und Sortieren, alles Weitere sind feste Regeln.

• Eingang: Ein Postfach oder Ordner wird überwacht, Anhänge und Mailtext werden abgeholt.
• Erkennen: Rechnung, Gutschrift, Lieferschein, Bestellung, Mahnung oder etwas anderes? An dieser Stelle sortiert die KI auch Mails vor.
• Auslesen: Lieferant, Nummer, Datum, Positionen mit Menge und Preis, Steuersätze, Summen und Bankverbindung landen in festen Feldern.
• Prüfen: Rechnen, Abgleich mit Stammdaten, Bestellung und Wareneingang, Suche nach Dubletten.
• Zweifelsfälle: Was nicht eindeutig passt, geht mit Beleg und Begründung an einen Menschen, der freigibt oder korrigiert.
• Übergabe: an Warenwirtschaft, DATEV, Lexware oder als Tabelle nach Excel, der Originalbeleg geht mit ins Archiv.

Fehlerquellen: Warum Beträge nie ungeprüft durchlaufen

Sprachmodelle lesen gut, aber nicht fehlerfrei. Typisch sind vertauschte Netto- und Bruttobeträge, verwechselte Tausender- und Dezimaltrennzeichen, eine übersehene Position auf Seite zwei oder eine Gutschrift ohne Minuszeichen. Heikler ist ein anderer Fehler: Ein Modell kann einen Wert liefern, der plausibel aussieht, aber so nicht im Beleg steht. Und es meldet seine Unsicherheit nicht zuverlässig von selbst.

Deshalb gehört hinter das Lesen eine Prüfung, die nicht von der KI abhängt. Was alle Prüfungen besteht, läuft durch. Alles andere sieht ein Mensch. Die Zahlung selbst sollte immer ein Mensch freigeben.

• Rechnen: Die Positionen ergeben den Nettobetrag, Netto plus Steuer ergibt Brutto, der Steuersatz passt zur Leistung.
• Stammdaten: Lieferant, USt-IdNr. und Bankverbindung stimmen mit dem hinterlegten Stand überein. Eine neue IBAN geht immer an einen Menschen, weil gefälschte Rechnungen mit geänderter Bankverbindung ein bekanntes Betrugsmuster sind.
• Bestellung und Wareneingang: Menge und Preis passen zu Bestellung und Lieferschein.
• Dubletten: Dieselbe Rechnungsnummer desselben Lieferanten ist nicht schon gebucht.

E-Rechnung: Wo Auslesen überflüssig wird

Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Für Leistungen ab 2027 müssen Betriebe mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz sie auch ausstellen, ab 2028 alle, jeweils zwischen inländischen Unternehmen. Eine E-Rechnung im Format XRechnung oder ZUGFeRD bringt alle Angaben als strukturierte Daten mit. Die muss niemand mehr auslesen, weder Mensch noch KI. Prüfen und mit der Bestellung abgleichen müssen Sie sie trotzdem.

KI lohnt sich deshalb vor allem dort, wo weiter Papier oder PDF ankommt: Rechnungen aus der Übergangszeit, von Lieferanten aus dem Ausland und Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro. Dazu kommen Belege, die gar keine Rechnungen sind. Lieferscheine, Auftragsbestätigungen und Bestellungen per Mail fallen nicht unter die E-Rechnungspflicht und kommen weiter in jeder denkbaren Form.

GoBD: Original behalten, Verfahren dokumentieren

Rechnungen sind als Buchungsbelege acht Jahre aufzubewahren (§ 147 Abs. 3 AO). Empfangene Bestellungen und andere Geschäftsbriefe sechs Jahre, empfangene Lieferscheine, die keine Buchungsbelege sind, nur bis die Rechnung da ist. Die GoBD, die Grundsätze des Bundesfinanzministeriums zur elektronischen Buchführung, stellen an eine KI-Erfassung dieselben Anforderungen wie an jedes andere Verfahren. Die Randziffern beziehen sich auf die Fassung vom 14. Juli 2025.

Wer Papierbelege scannt und danach vernichten will, muss das Scanverfahren dokumentieren, die GoBD empfehlen dafür eine Organisationsanweisung (Rz. 136). Vernichtet werden dürfen nur Papiere, die nicht im Original aufzubewahren sind (Rz. 140). Ob das für Ihre Belege passt, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung.

• Original behalten: Elektronisch eingegangene Belege bleiben in dem Format erhalten, in dem sie kamen (Rz. 131). Die ausgelesenen Felder ersetzen das PDF nicht. Bei einer Umwandlung in ein anderes Format sind in der Regel beide Versionen aufzubewahren und zu verknüpfen (Rz. 135).
• Unveränderbar: Eine Ablage im normalen Dateisystem reicht laut GoBD regelmäßig nicht, es braucht etwa Sperren, Protokolle oder Versionierung (Rz. 110). Korrekturen müssen den ursprünglichen Wert erkennbar lassen (Rz. 111).
• Erkannter Text: Wird ein Bild per Texterkennung um Text ergänzt, ist dieser nach Prüfung und Korrektur ebenfalls aufzubewahren (Rz. 130).
• Verfahrensdokumentation: Sie beschreibt, wie Belege erfasst, verarbeitet und aufbewahrt werden, und muss zum tatsächlich eingesetzten Verfahren passen, bis zur Programmversion (Rz. 151 bis 154). Bei KI gehören Modell, Prüfregeln und die Freigabe der Zweifelsfälle hinein.

Datenschutz und AI Act

Belege enthalten oft personenbezogene Daten: Namen von Ansprechpartnern und Einzelunternehmern, Lieferadressen von Privatkunden, Bankverbindungen. Läuft das Auslesen über einen externen KI-Dienst, verarbeitet dieser die Daten in Ihrem Auftrag. Dafür brauchen Sie einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO, und Sie sollten wissen, wo die Daten verarbeitet werden und ob sie zum Training genutzt werden. Für Belege mit Personendaten setzen wir bevorzugt Modelle ein, die in der EU betrieben werden.

Die Transparenzpflichten aus Art. 50 der KI-Verordnung gelten seit dem 2. August 2026. Sie betreffen vor allem KI, die direkt mit Menschen interagiert, Emotionserkennung, Deepfakes und KI-Texte, die veröffentlicht werden, um die Öffentlichkeit über Angelegenheiten von öffentlichem Interesse zu informieren. Eine KI, die Belege intern in Datenfelder überträgt, tut nichts davon. Daneben verlangt Art. 50 Abs. 2 von Anbietern von KI-Systemen, die synthetische Texte, Bilder, Audio oder Video erzeugen, eine maschinenlesbare Markierung. Anbieter ist nicht nur der Hersteller des Modells, sondern auch, wer ein KI-System entwickelt oder entwickeln lässt und unter eigenem Namen in Betrieb nimmt. Ausgenommen sind Systeme, die nur unterstützend bei der Standardbearbeitung helfen oder die Eingabedaten nicht wesentlich verändern. Eine Erfassung, die nur überträgt, was im Beleg steht, fällt nach unserer Einschätzung unter diese Ausnahme. Eine Hochrisiko-Anwendung ist die Belegerfassung ebenfalls nicht: Anhang III nennt Bereiche wie Personalauswahl, Bildung oder die Kreditwürdigkeit von Privatpersonen, die Buchhaltung gehört nicht dazu.

Wann es sich lohnt und wie wir das bauen

Am meisten bringt die KI-Erfassung, wenn viele Belege von vielen verschiedenen Absendern kommen, Daten heute abgetippt oder kopiert werden und Bestellungen als Freitext per Mail eintreffen. Weniger lohnt es sich bei wenigen Belegen im Monat, bei wenigen Lieferanten mit festen Layouts oder wenn ohnehin fast nur E-Rechnungen kommen. Viele Buchhaltungsprogramme bringen eine eigene Belegerkennung mit, die für einfache Fälle reicht. Bevor gebaut wird, sollte ein Test mit Ihren echten Belegen der letzten Monate zeigen, wie oft die Prüfungen anschlagen.

Wir bauen solche Abläufe in drei Teilen: Die KI liest und sortiert, feste Regeln prüfen, Zweifelsfälle landen bei einem Menschen. Der Ablauf selbst läuft auf Servern in Deutschland, die Daten gehen in Ihre bestehende Warenwirtschaft oder Buchhaltung. Steuerliche Fragen im Einzelfall klärt Ihre Steuerberatung.